Организация работы на выставке играет ключевую роль в успехе участия компании. Она позволит добиться максимальной эффективно использования имеющихся ресурсов и добиться поставленной цели.

Прежде, чем перейти к самой организации работы на выставке, необходимо разработать концепцию, которая будет лежать в основе. Что входит в концепцию:

— Цели и задачи участия

— Тематика

— Аудитория и многое другое

Обязательными факторами, на которых должно быть основано будущее планирование – анализе рынка, конкурентов и потребностей целевой аудитории.

Перейдем к самой организации. Необходимо тщательно проработать каждый шаг процесса проведения, чтобы избежать неожиданных ситуаций и гарантировать успешный результат. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты и дадим наши личные рекомендации.

1. Профессиональный персонал

Это могут быть ваши сотрудники, которых вы подготовите к данному мероприятию, либо же вы можете воспользоваться услугами других людей и нанять команду квалифицированных специалистов. Самое главное – персонал должен быть отлично подготовлен и замотивирован.

Сотрудники, представляющие компанию на стенде, должны быть открытыми, уметь вести диалог, продавать продукцию, грамотно общаться с посетителями и компетентно отвечать на все интересующие вопросы.

Важно, чтобы на момент проведения мероприятия, персонал был обучен на продукты и услуги компании, чтобы уверенно и профессионально презентовать их.

Какие задачи стоят перед сотрудниками стенда?

1) Взаимодействие с посетителями (умение задавать вопросы, выяснять потребности, интересы, делать презентации и др.)

Представитель компании должен легко идти на контакт и проявлять активность и инициативность. Важно не только информировать, но и заинтересовать и вовлечь человека, относящегося к вашей целевой аудитории. В противном случае, какими бы хорошими качествами не обладал ваш продукт или ваша услуга – вас не запомнят.

2) Установление контактов

Одной из главных целей участия в выставке является установление новых контактов и расширение деловых связей. Важно не просто общаться и взаимодействовать с клиентами, но и обмениваться с ними контактами, интересоваться их потенциальными заказами. Необходимо быть готовыми к тому, что на выставке вы уже можете договориться о проведение дополнительных встреч и переговоров после нее. Сотрудник также должен знать, как вести себя в такой ситуации, чтобы корректно предоставить всю информацию и не растеряться при таком варианте развития событий.

3) Повышение узнаваемости и продвижение бренда

На выставке есть уникальная возможность продвигать бренд компании, увеличить его узнаваемость и привлекать новых клиентов. Важно делать акцент не только на продукции и услуге, что представлены на данной выставке, но и уделить внимание самой компании (бренду) и ее ценности. Это стоит учесть как в презентациях и демонстрации, так и во взаимодействие с целевой аудиторией.

2. Продвижение компании до и во время мероприятия

Организация работы на выставке также включает в себя продвижение участия компании на мероприятии. Необходимо активно использовать социальные сети, писать пресс-релизы, размещать информацию на сайте компании и другие рекламные мероприятия. Также можно пригласить журналистов и блогеров на выставку для проведения прямых трансляций и интервью.

Рекомендуется подготовить информационные материалы о компании и ее продукции (буклеты, презентации, брошюры, визитные карточки и т.д.), которые можно раздавать посетителям в качестве продвижения во время самого мероприятия. Конечно же, для продвижения именно вашего бренда, оформление данного материала должно быть в корпоративном стиле – логотип компании, цвета и другие факторы.

3. Разработка взаимодействия сотрудников с посетителями (потенциальными клиентами)

Как мы уже сказали выше, общение с посетителями является важной частью проведения выставки. Именно поэтому, необходимо заранее продумать как именно будет осуществляться это взаимодействие, что конкретно должны говорить и рассказывать ваши представители, чтобы установить контакт и наладить взаимовыгодные отношения.

Благодаря четкому плану, которому будут следовать сотрудники, вы сможете быть уверены, что потенциальный клиент будет получать достоверную и точную информацию, а само взаимодействие будет с большей вероятностью приводить к эффективному результату.

4. Разработка презентации и демонстрации продукта/услуги на выставке

Обязательным пунктом в выставке должно быть – проведение презентация и демонстраций. Это позволит наглядно показать особенности вашей продукции или услуги, тем самым привлекая внимание аудитории и закрепляя важные моменты.

Презентации и демонстрации должны быть разработаны так, чтобы они были интересными, наполненными, информативными, включая дополнительные визуальные материалы.

5. Заранее ознакомиться с правила проведения

И, наконец, важно помнить о соблюдение этических принципов и правил выставочного поведения. Необходимо проявлять уважение к посетителям, конкурентам и организаторам, соблюдать правила и не нарушать этические нормы ведения бизнеса.

Важно обратить внимание на этот пункт, чтобы процесс организации был изначально основан на правилах и не выходил за их рамки, во избежание конфликтных ситуаций.

6. Отслеживание результатов и обратная связь

После завершения выставки необходимо проанализировать полученные результаты и оценить эффективность проведенной работы. Это позволит выявить сильные и слабые стороны выставочного участия, сделать выводы для будущих мероприятий и корректировать стратегию дальнейших действий. Также стоит собрать обратную связь от посетителей, чтобы понять их впечатления от выставочного стенда и работы персонала.

Почему так важно заранее организовать процесс выставки?

— Экономия бюджета (поможет избежать непредвиденных расходов)

— Четкое распределение ресурсов – временных, финансовых и человеческих

— Избежание организационных проблем во время выставки

— Высокая эффективность проведения и конечного результата

В заключение, организация работы на выставке — это сложный и ответственный процесс, который требует тщательной подготовки и координации действий. Важно следовать стратегии участия, разрабатывать эффективный дизайн стенда, обучать персонал и активно продвигать участие компании на выставке.

Лучшим решение, которое точно принесет эффективный результат и успех выставки, будет доверить организацию команде профессионалов. Diamond Group занимается изготовлением стендов и организацией выставок уже более 10 лет. Звоните!